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Use-Case-Rechner für KI und Automatisierung

Dieser Rechner schätzt, wie viel Zeit sich in Ihrem Betrieb durch Automatisierung einsparen ließe, und nennt drei Abläufe, bei denen es sich am ehesten lohnt. Er richtet sich an Betriebe, in denen dieselben Handgriffe jede Woche wiederkehren: Anfragen sortieren, Daten von einem Werkzeug ins nächste übertragen, Angebote zusammenstellen. Vier Fragen, danach sehen Sie eine Größenordnung und konkrete Ansatzpunkte.

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Keine KI-Spielerei. Echte Zeitersparnis.

Finden Sie in 60 Sekunden heraus, wie viele Stunden manuelle Arbeit Ihr Team jeden Monat durch smarte Prozesse (Zapier, Make, KI) einsparen kann und welche 3 Automationen Sie sofort umsetzen sollten.

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Ergebnis verstehen

So lesen Sie Ihr Ergebnis

Der ausgewiesene Wert ist eine Überschlagsrechnung, keine Zusage, und wir legen offen, wie er zustande kommt: Der Rechner nimmt die Größenordnung, die Sie bei der Zahl der Vorgänge pro Woche angegeben haben, veranschlagt für jeden Vorgang zehn Minuten manuelle Arbeit und rechnet das auf vier Wochen hoch. Aus rund 100 Vorgängen pro Woche werden so etwa 67 Stunden im Monat. Was diese Rechnung leistet und was nicht:

  • Was die Rechnung annimmtZehn Minuten manuelle Arbeit je Vorgang und vier Wochen im Monat. Beides sind runde Annahmen, keine Messung Ihres Betriebs.
  • Was sie nicht berücksichtigtWie viel eines Vorgangs sich tatsächlich automatisieren lässt. In der Praxis bleibt fast immer ein Rest, der eine Person braucht: die Freigabe, die Rückfrage, der Sonderfall.
  • Was ebenfalls nicht enthalten istDer einmalige Aufwand für Einrichtung und Einarbeitung sowie die laufenden Kosten der beteiligten Werkzeuge. Beides fällt an, bevor die erste Stunde eingespart ist.
  • Wie Sie den Wert lesen solltenAls Hinweis auf die Größenordnung, nicht als Zusage. Ob bei Ihnen am Ende zehn oder sechzig Stunden herauskommen, entscheidet sich erst, wenn jemand den konkreten Ablauf ansieht.

Die drei genannten Automationen richten sich nach dem Engpass, den Sie in der ersten Frage angegeben haben, nicht nach der Stundenzahl. Der Quick Win darüber ist bewusst der kleinste davon: ein Schritt, den Sie innerhalb einer Woche umsetzen können, ohne Ihre Abläufe umzustellen. Wenn Sie mit Automatisierung anfangen, fangen Sie dort an und nicht beim größten Posten. Ein kleiner Ablauf, der zuverlässig läuft, bringt mehr als ein großes Vorhaben, das nach drei Wochen liegen bleibt.

Nächste Schritte

Was Sie mit dem Ergebnis machen

  1. 01

    Eine Woche lang mitschreiben

    Notieren Sie eine Woche lang, welche Handgriffe sich wiederholen und wie oft. Das ist unspektakulär und ersetzt jede Schätzung, auch die aus diesem Rechner. Meist stellt sich dabei heraus, dass der gefühlt größte Zeitfresser nicht der tatsächliche ist.

  2. 02

    Mit einem einzigen Ablauf anfangen

    Suchen Sie den Schritt, der oft vorkommt, jedes Mal gleich abläuft und keine Entscheidung verlangt. Genau der lässt sich zuverlässig automatisieren. Alles, was Beurteilung braucht, bleibt vorerst bei Ihnen, und das ist auch richtig so.

  3. 03

    Zuerst verbinden, was Sie schon haben

    In vielen Kleinbetrieben liegt die größte Ersparnis nicht in neuer Software, sondern darin, dass die vorhandenen Werkzeuge miteinander reden: Formular ins Anfragen-System, Beleg in die Ablage, bestätigter Auftrag in den Kalender. Neue Programme anzuschaffen ist selten der erste Schritt.

  4. 04

    Das Ergebnis nachmessen

    Halten Sie fest, wie lange der Ablauf vorher gedauert hat, und sehen Sie nach vier Wochen nach, was übrig geblieben ist. Nur so wissen Sie, ob sich der nächste Schritt lohnt, statt es zu glauben.

Häufige Fragen zum Use-Case-Rechner

Wie lange dauert der Rechner?

Vier Fragen, etwa eine Minute. Das Ergebnis erscheint direkt danach, ohne dass Sie Kontaktdaten angeben müssen.

Welche Abläufe lassen sich in einem kleinen Betrieb realistisch automatisieren?

Typisch sind: Anfragen aus dem Website-Formular automatisch als Eintrag mit Status anlegen und dem Absender sofort eine Eingangsbestätigung schicken. Rechnungen und Belege aus E-Mail-Anhängen erkennen, sinnvoll benennen und in der richtigen Ablage speichern. Termine bestätigen und rechtzeitig daran erinnern. Wiederkehrende Angebote aus einer Vorlage vorbereiten. Nach abgeschlossenem Auftrag automatisch um eine Bewertung bitten. All das läuft ohne großes Softwareprojekt.

Brauche ich dafür überhaupt KI?

Oft nicht. Ein großer Teil dessen, was Zeit spart, sind schlichte Verknüpfungen zwischen Werkzeugen, die Sie ohnehin schon nutzen. KI lohnt sich dort, wo etwas gelesen und eingeordnet werden muss, etwa beim Sortieren von E-Mails nach Anliegen oder beim Auslesen von Belegen.

Was kostet so etwas?

Das hängt vom Ablauf ab. Eine einfache Verknüpfung zwischen zwei Werkzeugen ist meist an einem Tag eingerichtet, für die laufenden Dienste fallen in der Regel überschaubare monatliche Gebühren an. Aufwand und Rahmen klären wir vorab im Erstgespräch, bevor irgendetwas beauftragt wird.

Ersetzt Automatisierung Mitarbeiter?

In der Regel nicht. Automatisiert wird der wiederkehrende Teil, damit die vorhandene Arbeitszeit dorthin fließt, wo Beurteilung und Kundenkontakt gefragt sind. In kleinen Betrieben ist genau das der Engpass, nicht die Zahl der Köpfe.

Was passiert mit meinen Angaben?

Solange Sie nichts absenden, bleiben Ihre Antworten in Ihrem Browser. Fordern Sie ein Gespräch an, verwenden wir Ihre Angaben ausschließlich dafür, gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Weiterlesen und tiefer prüfen

Ergebnis gemeinsam einordnen?

Wenn Sie wissen möchten, wie viel von Ihrem konkreten Ablauf sich tatsächlich automatisieren lässt und was das an Einrichtung bedeutet, sehen wir uns das in einem unverbindlichen Erstgespräch an. Für eine erste Einschätzung reichen 20 Minuten.

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Christian Nejedly, Inhaber CNSolutions, Wien